Wie naar Paraguay emigreert, loopt vroeg of laat tegen een notaris aan. Een volmacht die getekend moet worden terwijl u al in Asunción zit. Een kopie van uw paspoort die gewaarmerkt moet zijn. Een uittreksel dat officieel bevestigd moet worden. Een online notaris kan een deel daarvan op afstand regelen, via een videogesprek en een gekwalificeerde elektronische handtekening. Maar niet alles, en juist die grens is waar het misgaat.
Dit artikel legt uit welke documenten u via een online notaris kunt laten waarmerken, welke uitdrukkelijk niet, en waarom dat onderscheid voor uw residentieaanvraag het verschil maakt tussen een vlot traject en weken vertraging.
Wat een online notaris wel voor uw Paraguay-traject kan doen
Een online notaris werkt in de kern zoals een notaris om de hoek, alleen verloopt de afspraak via video. U identificeert zich met een geldig paspoort of een Europese identiteitskaart, u bespreekt het stuk, en de notaris waarmerkt het digitaal met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Desgewenst volgt daarnaast een papieren versie met natte handtekening en stempel.
Voor een Paraguay-traject zijn drie soorten werk relevant. Ten eerste gewaarmerkte kopieën, bijvoorbeeld van uw paspoort, desgewenst met apostille. Ten tweede handtekeningverklaringen, waaronder volmachten. Ten derde het waarmerken van feiten, bijvoorbeeld een uittreksel uit het handelsregister.
Dat dekt precies de categorie stukken waar u tijdens de emigratie tegenaan loopt zodra u niet meer fysiek in Nederland of België bent. Wie eenmaal in Paraguay woont, kan niet even langs de notaris in de eigen woonplaats.
Let op de volgorde: dit vervangt niet het traject rond uw akten. Wat u vóór vertrek in eigen land moet regelen, staat in onze checklist met documenten voor Paraguay. De online notaris is een aanvulling op dat traject, geen alternatief.
De harde grens: de residentiedocumenten vallen er buiten
Dit is het belangrijkste deel van dit artikel, en het is ook het deel dat het vaakst verkeerd wordt begrepen.
Voor de tijdelijke residentie verlangt Paraguay dat een aantal akten in het land van herkomst op het origineel wordt geapostilleerd. Het gaat om uw geboorteakte, uw verklaring omtrent het gedrag en, indien van toepassing, uw huwelijksakte. De apostille hoort daarbij op het Nederlandse of Belgische origineel zelf te staan, afgegeven door de bevoegde instantie in dat land.
Een online notaris werkt anders. Daar loopt het altijd via een gewaarmerkte kopie, die vervolgens wordt geapostilleerd. Dat is een apostille op de notariële kopie, niet op uw origineel. Voor de genoemde residentieakten is dat niet hetzelfde, en het is geen vervanging.
Concreet: laat u uw geboorteakte online kopiëren en die kopie apostilleren, dan heeft u een keurig gewaarmerkt stuk in handen dat voor de tijdelijke residentie niet doet wat het moet doen. U staat dan in Asunción met papier dat er officieel uitziet en toch opnieuw moet worden aangevraagd, ditmaal via Nederland, met verzending en wachttijd erbij.
Onze partner Notarity communiceert deze afbakening zelf actief en heeft er een aanwijzing over in de boekingslink opgenomen. Wij nemen die grens hier één op één over, omdat een misverstand hierover u weken kost.
Gewaarmerkte kopie met apostille: waar dat wél nuttig is
Zodra het niet om die drie residentieakten gaat, wordt een gewaarmerkte kopie juist heel bruikbaar. Het klassieke voorbeeld is uw paspoort. Instanties, banken en tegenpartijen vragen regelmatig om een gewaarmerkte kopie in plaats van een gewone scan, en u wilt uw echte paspoort niet opsturen.
Datzelfde geldt voor allerlei stukken die geen deel uitmaken van de burgerlijke stand: bedrijfsdocumenten, verklaringen, contracten en bewijsstukken die u in gewaarmerkte vorm moet overleggen. Daar is de notariële kopie precies het gevraagde product, en de apostille maakt hem over de grens bruikbaar.
De vuistregel is dus niet "online notaris ja of nee", maar: vraagt de ontvangende instantie om het geapostilleerde origineel, of volstaat een gewaarmerkte kopie? Bij de residentieakten is het antwoord het eerste. Bij vrijwel al het overige het tweede.
Volmachten via een online notaris: RUC op afstand en vastgoed
De volmacht is voor emigranten waarschijnlijk de nuttigste toepassing, omdat die het probleem van de fysieke aanwezigheid oplost.
Een concreet geval uit ons eigen traject: de RUC, het Paraguayaanse belastingnummer. De inschrijving verzorgen wij, maar de RUC wordt pas afgegeven wanneer u ná de cédula persoonlijk bij de DNIT verschijnt. Dat kan bij elk DNIT-kantoor in het land, niet alleen in Asunción, maar het vraagt uw aanwezigheid. Wie daar niet voor wil terugkomen, regelt het met een volmacht, en die volmacht moet gewaarmerkt zijn. Het volledige traject naar dat punt beschrijven wij in ons stappenplan voor de cédula.
Een tweede geval is vastgoed. Koopt u een woning of grond terwijl u nog niet permanent ter plaatse bent, of wilt u de afwikkeling door iemand laten doen, dan loopt dat via een volmacht. Wat daar verder bij komt kijken, staat in ons artikel over een huis kopen in Paraguay.
Een derde geval is de onderneming. Oprichtingshandelingen, wijzigingen bij het register en bankzaken vragen geregeld om een getekende en gewaarmerkte machtiging. Hoe een lokale structuur eruitziet, leest u in onze gids over een bedrijf oprichten in Paraguay.
Feiten en registeruittreksels laten waarmerken
De derde categorie is minder bekend maar praktisch. Een notaris kan feiten waarmerken, bijvoorbeeld dat een bepaald uittreksel uit het handelsregister op een bepaald moment die inhoud had.
Voor ondernemers is dat relevant zodra een Paraguayaanse instantie, bank of tegenpartij bewijs wil van wie er achter uw vennootschap zit of wie tekenbevoegd is. Een gewone download volstaat dan vaak niet, terwijl een gewaarmerkt uittreksel met apostille wel wordt geaccepteerd.
De partner noemt als typische stukken verder: volmachten, beëdigde verklaringen, oprichtingsakten en aandeelhoudersbesluiten, gewaarmerkte kopieën, apostille en legalisatie, en besluitvorming van bestuur of aandeelhouders op afstand. Dat rijtje overlapt sterk met wat er rond een Paraguayaanse vennootschap langskomt.
Overweegt u de stap naar Paraguay? In een gratis kennismakingsgesprek bespreken wij welke documenten u wanneer nodig heeft en welke stappen u op afstand kunt regelen. Afspraak maken
Hoe een afspraak bij de online notaris verloopt
Het proces is opzettelijk kort. U boekt een afspraak, uploadt het document en spreekt op het afgesproken moment via video met de notaris. Daar vindt de identiteitscontrole plaats, waarvoor u een geldig paspoort of een Europese identiteitskaart nodig heeft. Daarna wordt het stuk digitaal ondertekend en gewaarmerkt.
Het verloopt in vier stappen: u uploadt het document met de eisen, de ondertekenaars worden uitgenodigd en doorlopen de identiteitscontrole, dan volgt het beveiligde videogesprek waarin genotarieerd wordt, en daarna krijgt u het stuk digitaal. De afspraak zelf duurt volgens de aanbieder doorgaans enkele minuten.
Voor emigranten is één detail uit dat proces belangrijk: papieren exemplaren worden wereldwijd verstuurd, dus ook naar een adres in Paraguay. Wie ter plaatse een stuk met stempel en natte handtekening moet overleggen, hoeft daar dus geen omweg via Nederland voor te maken. De apostille komt er als aanvullende stap bij.
U kunt rechtstreeks boeken via Notarity. Dat is een commerciële samenwerking: boekt u via die link, dan ontvangen wij een vergoeding over de omzet van het platform, uitdrukkelijk niet over het honorarium van de notaris. Voor u verandert de prijs daardoor niet. Hoe wij met partners omgaan, staat op onze pagina met redactionele standaarden.
Wat u klaar moet hebben voor de afspraak met de notaris
Een videoafspraak faalt zelden op de techniek en vaak op de voorbereiding. Zorg dat u het originele document fysiek bij de hand heeft wanneer het om een gewaarmerkte kopie gaat: de notaris moet het stuk in beeld kunnen zien, een scan van een scan volstaat niet. Leg daarnaast het identiteitsbewijs klaar waarmee u zich aanmeldt, en let erop dat het niet verlopen is.
Weet vooraf wat er precies gewaarmerkt moet worden. Bij een volmacht is dat niet alleen uw handtekening, maar ook de tekst: wie mag wat, voor hoe lang, en in welke taal. Die tekst komt doorgaans van de partij die de volmacht gaat gebruiken, dus van uw contactpersoon in Paraguay of van ons. Vraag die tekst op vóór u de afspraak boekt, anders zit u met een notaris aan tafel zonder document.
Bepaal ten slotte of u een papieren exemplaar nodig heeft en of de apostille erbij moet. Beide zijn losse stappen met eigen doorlooptijd. Wie dat pas achteraf bedenkt, verliest de tijdwinst die de online route juist oplevert.
Met wie u de overeenkomst sluit: platform of notaris
Dit punt is juridisch relevant en wordt zelden benoemd. Notarity is een platform dat u koppelt aan een aangesloten notaris en de technische afhandeling verzorgt. De notariële dienst zelf levert de notaris, en de overeenkomst daarover sluit u met die notaris, niet met het platform en niet met ons.
Dat betekent ook dat de beoordeling of een bepaalde akte in uw situatie het juiste instrument is, bij die notaris ligt. Wij coördineren en wijzen de weg, maar wij geven geen notarieel of juridisch advies. Datzelfde geldt voor het vaknetwerk waarmee wij ter plaatse werken.
Goed om te weten: het platform is opgezet voor zakelijke gebruikers en werkt naar eigen zeggen voor ruim vijfhonderd advocatenkantoren, mkb-bedrijven en internationale ondernemingen. De techniek is EU- en eIDAS-conform. Voor een particuliere emigrant werkt het net zo goed, maar u merkt aan de inrichting dat volmachten, aandeelhoudersbesluiten en oprichtingsstukken het dagelijks werk zijn.
Waar u op moet letten voordat u een online notaris inschakelt
Drie dingen, in volgorde van belang.
Vraag eerst aan de ontvangende partij wat zij precies willen. Origineel met apostille, of gewaarmerkte kopie met apostille? Dat ene antwoord bepaalt of de online route werkt. Vraagt u het achteraf, dan is de kans groot dat u het opnieuw moet doen.
Weet welke akte u eigenlijk krijgt. Het platform bemiddelt naar aangesloten notarissen, en voor deze route zijn dat Zweedse notarissen (notarius publicus, benoemd door de Länsstyrelsen op grond van Lag 1981:1363 en Förordning 1982:327). Die bevoegdheid is niet beperkt tot Zweedse burgers of bedrijven: een Zweedse notaris mag handtekeningen, kopieën en vertalingen verifiëren en vaststellen dat iemand bevoegd is een ander te vertegenwoordigen.
De apostille komt dan ook uit Zweden, en wordt gezet door een tweede Zweedse notaris: die beroepsgroep heeft sinds 1 januari 2005 de exclusieve bevoegdheid om apostilles af te geven, en apostilleert de notariële akte rechtstreeks.
Dat is geen omweg maar precies wat het Haags Apostilleverdrag voorschrijft: artikel 3 lid 1 legt de apostille bij de bevoegde autoriteit van het land waar de akte is gepasseerd, niet bij het land waar het onderliggende document vandaan komt. Zweden is verdragsstaat, net als ruim 125 andere landen, dus de apostille geldt zonder verdere legalisatie.
Dat grensoverschrijdende notariële dienstverlening werkt, is binnen Europa ook door rechters bevestigd. Het Hof van Justitie van de EU rekende het tot het vrij verkeer van diensten (zaak C-342/15, Piringer), het Oostenrijkse Oberste Gerichtshof oordeelde in januari 2026 dat handtekeningverklaringen van notarissen uit elke EER-lidstaat in Oostenrijkse handelsregisterprocedures als gelijkwaardig moeten gelden (6 Ob 232/24x), en de Spaanse DGSJFP bevestigt sinds 2018 in twee resoluties de aanvaarding van buitenlandse notariële stukken.
Lees die rechtspraak wel voor wat zij is. Zij gaat over erkenning binnen de EU en de EER en zegt niets over Paraguay. Voor uw situatie telt daarom vooral wat de partner er zelf bij aantekent: het geldt onder voorbehoud van de eigen procedurele eisen van de ontvangende instantie, en men is in de praktijk tot nu toe geen acceptatieproblemen tegengekomen. Neem dat serieus zoals het bedoeld is, als sterke praktijkervaring en niet als garantie vooraf. Laat bij twijfel toetsen of de Paraguayaanse instantie in úw geval akkoord gaat.
Let op de vertaling. Voor Paraguay is doorgaans een beëdigde vertaling naar het Spaans nodig, en de juiste volgorde is eerst het document, dan de apostille, dan pas de vertaling. Wie het omdraait, kan opnieuw beginnen. Die volgorde geldt net zo goed voor de stukken die u online laat waarmerken. Meer over de aanvraagroute zelf staat in ons artikel over de verblijfsvergunning in Paraguay.
Veelgestelde vragen over de online notaris
Kan ik mijn geboorteakte via een online notaris laten apostilleren?
Niet voor de tijdelijke residentie in Paraguay. Daarvoor moet de apostille op het origineel staan, afgegeven in het land dat de akte heeft uitgegeven. Een online notaris werkt via een gewaarmerkte kopie die wordt geapostilleerd, en dat is voor deze akten geen vervanging. Hetzelfde geldt voor de verklaring omtrent het gedrag en de huwelijksakte.
Waarvoor is een online notaris dan wel bruikbaar bij emigratie naar Paraguay?
Voor gewaarmerkte kopieën van bijvoorbeeld uw paspoort, voor handtekeningverklaringen zoals volmachten, en voor het waarmerken van feiten zoals een uittreksel uit het handelsregister. Dat zijn precies de stukken die opduiken zodra u al in Paraguay bent en niet even langs een notaris in Nederland kunt.
Heb ik een volmacht nodig voor mijn RUC?
Alleen als u niet zelf persoonlijk bij de DNIT wilt verschijnen. De RUC wordt pas afgegeven na persoonlijk verschijnen ná de cédula, bij elk DNIT-kantoor in het land. Kunt of wilt u daar niet voor terugkomen, dan is een gewaarmerkte volmacht de route.
Wordt een buitenlandse notariële akte in Paraguay geaccepteerd?
In veel gevallen wel, mits geapostilleerd en beëdigd vertaald, maar dat is geen automatisme. Het hangt af van de ontvangende instantie en van het doel van het stuk. Vraag het vooraf na bij de partij die het document wil zien, en laat het bij twijfel toetsen door een lokale adviseur.
Wat kost het waarmerken van een document?
De tarieven stelt de aanbieder zelf vast en ze verschillen per soort akte en per bijkomende stap, zoals de apostille of een papieren exemplaar. Kijk voor de actuele prijs in de boekingsomgeving; wij noemen hier bewust geen bedragen die kunnen verouderen.
Vervangt de notaris uw emigratiebegeleiding?
Nee, het dekt een ander deel van het traject. Wij regelen de residentie en de cédula en coördineren de stukken; de notariële handeling zelf ligt bij de notaris. In de praktijk vullen die twee elkaar aan, vooral zodra u al in Paraguay woont.
Let op: Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch, notarieel of fiscaal advies. Of een bepaalde akte in uw situatie het juiste instrument is en of een Paraguayaanse instantie die accepteert, hangt af van het concrete geval en van de eisen die op dat moment gelden. De regels rond apostille, legalisatie en residentie kunnen wijzigen. Laat uw situatie beoordelen door een gekwalificeerde adviseur of door de notaris voordat u beslissingen neemt.
Twijfelt u welke documenten u wanneer en in welke vorm nodig heeft? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Bronnen
Over de auteur
Stijn Veentjer
Emigratie- & relocatiespecialist · Paraguay
Begeleidt Nederlandse ondernemers bij emigratie, verblijf (Cédula) en relocatie naar Paraguay. Algemene begeleiding, geen individueel fiscaal advies.
